3カ国で法人設立してわかった、2つの無料サービスで完結できる海外会計術を公開します。




2012年より海外に移住し、2018年現在で
オランダ,香港,ドイツの3カ国で
法人を設立し、運営してきました。

この6年独自で改善しながら、
海外の会計士と、たった2つの無料サービスで完結できる
無料ツールで早い、簡単、便利な会計処理

私が実際に、活用している方法を

画像など踏まえ、詳しく公開いたします。

完全ペーパーレス、オンラインだけで完結するリモートワーク対応

セキュリティの設定、英語表記についても紹介している保存版です

銀行口座入出金管理

会計処理の基本、日々の口座の入出金管理は

Googleが無料提供している、オンラインでグループ共有できる、

Google ドライブ

Google スプレッドシート

この2つのサービスだけで十分です。

 

スプレッドシートを使う理由

やはり、オンラインでの共有、共同作業は

エクセルよりも、ブラウザ上で完結できるスプレッドシートが一番です。

今まで、海外の会計士といろいろやり取りした結果

シンプルで使いやすい、スプレッドシートに落ち着きました。

使い方、テンプレートは後ほどご説明します

スプレッドシートを使うメリット

  • ブラウザで作業できる
  • オンラインで共有できる(印刷、郵送、メール添付の手間が省けます
  • Google ドライブとの連携で、請求書もリンク一つで共有が可能
  • 会計士との連絡コストが削減できる
  • 共有設定により、セキュリティも安心

月次レポートは、スプレッドシートを共有しているだけで完結するので

会計士とメールや電話などで、確認するなどなく

どの国の会計士と、どこにいてもスムーズに会計処理をおこなえています。

スプレッドシートを使わないほうがよい場合

スプレッドシートは万能ですが、

1つの法人で複数の口座を、(他通貨含む)管理している場合や

在庫などが絡む、会計処理については

会計ソフトのZoho Booksなどを利用したほうが良いです

スプレッドシートの使い方

実際に、私が使っているシートのコピーで説明します

気に入ったら、ダウンロードしてご利用ください。

もちろん、すべて無償で提供します!!

2次使用や、無断転載、シートへの直接リンクは禁止させていただきます

このシートをご紹介いただける場合は、このページのURLをご紹介ください

 

Google ドライブとの連携

まず、はじめにGoogle ドライブを利用します。

なぜGoogleドライブを使うのか

図のように作業者と確認者(会計士)が、同じ場所に居なくても

お互いに好きな、場所、端末で作業と確認ができます。

 

共有相手を選べるので、セキュリティ面でも万全で

これがすべて無償で提供されているため、愛用しています。

 

Google ドライブの開き方

Google ドライブもスプレッドシートも
Googleアカウントを持っていたら、15GBまで無料で利用できます。

※アカウントをお持ちでない方は、アカウントを作りましょう。

左の図のように、Googleクロームを開くと

右上部の赤枠で囲んでいるマーク(Googleアプリ)をクリックすると

複数のアプリが出てきますので

その中のドライブをクリックします。

15GBまでオンラインストレージが使えます。

 

 

Google ドライブで使うドキュメント

この中に入れて会計士と共有管理する

ドキュメントは、

  • Googleスプレッドシート
  • 請求書、領収書

です。

請求書や、レシートをGoogleドライブへアップロードする方法は

こちらの記事をお読みください:会計処理に役立つ携帯アプリ、CamScanner モバイルでPDF作成

実際に入れてみるとこんな感じです

上がサンプル領収書データ

下がテンプレートのスプレットシート

銀行口座入出金管理テンプレート

テンプレートはこちらから接続できます

雛形としてダウンロードとしてご利用いただくことも可能です。

2次使用や、無断転載、シートへの直接リンクは禁止させていただきます
このシートをご紹介いただける場合は、このページのURLをご紹介ください

ご自身の環境にダウンロード後は、好きなようにカスタマイズしていただいてかまいません

このように記載項目は、非常にシンプルです。

家計簿アプリより、記載が少ないかもしれません

  • 日付(銀行履歴の入金、出金が発生した日付と同じ日付を記載)
  • 勘定項目
  • 詳細
  • 入金
  • 出金
  • 関連ドキュメント
  • 備考欄

この6項目を記載し、月末になったら

銀行口座の履歴をPDFで共有するだけで

香港、オランダ、ドイツの会計士とのやり取りは

これだけで完結しています。

point

会計士が口座の入金、出金を確認するさい

ドキュメントを共有しておくことで、

銀行履歴と請求書の比較できる点がポイントです。

セキュリティの注意点

私が皆さんに共有している、テンプレートでは

読者の皆さんが閲覧できるように、

URLを知っている方が全員、閲覧できる状況にして開放しております。

 

しかし、本番の会計データとなると

センシティブな情報になるため、共有は特定の人のみに

権限設定してください。

 

特定の人のみに共有する方法

ドライブ上の共有するデーターを、右クリックし共有を選択します

クリックすると現在の、共有設定の状況が出てきます

はじめはリンクを知っている○○と共有するみたいになっているため

この部分を必ず

オフ-特定のユーザーだけがアクセスできますにしてください。

下記の画像のように、共有をオフにした状態で

メールアドレスを入力し、ドキュメントに招待する形にすると

安心です。

このようにしてから、共有してください

特定のユーザーだけしか、アクセスできない状況です

 

まとめ

  • シンプルな口座入金出金管理は時間を節約できる
  • 会計士にも分かりやすい設計
  • 香港、ドイツ、オランダ3カ国これで大丈夫
  • セキュリティ設定だけは、特に慎重に
  • 向いてない処理もある

スプレッドシート初心者は、

Googleさんがスタートガイドを用意しているので、

練習してみてくださいマスターしたら、仕事の効率が改善されます。

Google ラーニング センター