海外ビジネスの会議は、アジェンダで決まる

私は、会議でもミーティングでも

人とビジネスで会話が必要な時は、必ず事前にアジェンダ(Agenda)を作成し

議題の長さによって3日~1日前に関係者に共有しています。

 

私はビジネスサポートで、お客様に依頼をいただき

社外の月次ミーティングに毎月、出席させていただいているのですが

毎回アジェンダ(Agenda)について、お褒めいただいております。

 

今日はアジェンダ(Agenda)の効果的な書き方についてです。



アジェンダ(Agenda)の書き方

私が作るアジェンダは、とてもシンプルです

 

アジェンダに記載する内容

会議名:何についての会議かを記載
会議の目的:会議をする目的や解決したい課題など

開催日時:日時プラス会議の時間
開催場所:
出席者:
進行役:
書記:

配布資料:

議題1:トピックとこの議題にかける時間
議題1の詳細

議題2:継続しているトピック

トピック名,ボールを持っている担当者名,議題に上がった日時をセットで記載し

進捗報告を確認して行きます。

実際のアジェンダ画像※機密事項は消しています

このように、議題の数だけ書いていきますが

基本的には、タイトルと本文は手短に書くようにします。

アジェンダの効果

アジェンダの効果は集約すると2つです

  • 会議の時間短縮
  • 会議の制度が高まる

会議の時間が短くなり、制度が高くなります

つまりアジェンダ次第で、会議の生産性が高まります。

会議の時間短縮

アジェンダに沿い、会議を進行するので

主に2つの効果が高いです。

  • 話がブレない

会議で良くある、突拍子もない質問や話題が少なくなります

  • 事前に共有しているので、質疑応答のレスポンスが速い

良くある、”あれなんだっけ?” ”今どうなってるんだっけ?” ”後で確認しておきます”

が極端に少なくなります。

会議の生産性が高くなる

議題を関係者に事前に共有することで

解決しないといけない課題は、各担当者に答えてもらうため

担当者も事前に会議やミーティングでの回答に準備をできるため

答えを持った状態で会議に臨むことができます。

 

何かとまっている、内容もここで確認することで

進捗の把握と、ボトルネックの改善案など

本来の目的である、プロジェクトの課題解決や

成果を出すという、会議本来の目的の会話と制度が高くなります。

アジェンダ一つで信頼をいただける

私は、実際にビジネスサポート業務で

他社から依頼された、会議やミーティングに出席させていただいておりますが

その際に自分でアジェンダを作成していておりますが

必ず、会議毎にお客様から

アジェンダを共有していただいて、非常に助かります

ありがとうございます。

と評価をいただいております。

この言葉の裏には

会議の内容を一覧にし

誰が何を回答しないといけないのか

が一瞬にして分かるので

やはり、先方にしても

  • 時間の短縮
  • 生産性の向上

に貢献しているという事になります

会議の時間が短くなり、内容が濃くなるのですから

アジェンダの効果は、計り知れません

 

極論アジェンダがあれば

対面の会議やミーティングが必要なく

メールやチャットで全て解決することも可能です。

 

まとめ

  • アジェンダは タイトルと本文で分ける
  • 本文は4行以内で集約する
  • 本文は、誰でもわかるように、難しく書かない
  • 議題が多い場合は3営業日前には共有する
  • アジェンダは会議の時間を短縮できる
  • アジェンダは会議の生産性を高めることができる
  • アジェンダはお客様から感謝される

もしアジェンダや会議のことで悩んでいたら

お気軽にお問い合わせください。